+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Нельзя хранить копии паспортов сотрудников

Сколько кадровику хранить старый табель? Вопрос Какие копии документов разрешается хранить в личном деле работника в областном государственном бюджетном учреждении не гос. Ответ Ответ на вопрос: Исключение составляют государственные и муниципальные служащие, в отношении которых возможность хранения копии паспорта установлена Указом Президента РФ от

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: "Персональные данные работника" Выходцев А.С.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения.

С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк обложки личного дела Обязательно ли вести личное дело сотрудника Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности.

Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации. Личное дело состоит из титульного листа обложки и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены: Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время.

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно. При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.

В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Узнать новый размер штрафа Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

Документация, которая предоставляется гражданином в момент приема на работу: Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников: Документы о прекращении трудовой деятельности: Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал.

Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Компания потеряла документы: Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива.

Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих для младшего состава , личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности.

Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться. Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки. Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником.

Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему. Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке трудовых договоров и пр. Он отражается в днях, месяцах, годах. При расчете стажа необходимо пользоваться п. Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках.

Поскольку день увольнения — это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно — это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета или выданного взамен него временного удостоверения или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено. Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку.

В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию. Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала. Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия.

Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись. Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации.

Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса.

Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение. Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер.

В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности. Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные.

Другие разделы. Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации. Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией.

Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке. Оформление личных дел сотрудников поэтапно Этап 1.

Оформление обложки титульный лист. Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ от 17 июля года.

Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать.

В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки. В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения: В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.

Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник.

Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка. В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки. Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф.

В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения. Этап 2. Формирование папки. Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой.

Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы. Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны.

Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании. В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения — не менее 75 лет.

В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал. Срок их хранения составляет всего пять лет.

Этап 3. Заполнение документов. Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности. Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Голосование:

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах Трудовое законодательство , Специалисту В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций. Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей.

Пермь Общаться в чате я не заключал договор, хотел оплатить за обучение дочери своей картой, взяли паспорт оформили и молча пошли сняли копию я спросил зачем ответили что надо, без копии платеж не примут, тогда я взял копии и написал на них " копии предоставлены в такойто банк , тогда они сказали что так не пойдет и отказали в платеже Возможно предполагалось оформить расчет платежным поручением Глава 5. Расчеты платежными поручениями 5. При расчетах платежными поручениями банк плательщика обязуется осуществить перевод денежных средств по банковскому счету плательщика или без открытия банковского счета плательщика — физического лица получателю средств, указанному в распоряжении плательщика.

Правомерность снятия копии Паспорт

Это не значит, что работодатель не может запрашивать у сотрудника эти документы для проверки данных, правильного расчета зарплаты, налоговых льгот и т. Для совершения конкретных административных, расчетных краткосрочных операций, оформления внутренних документов затребовать документ работодатель может, сделать для этого копию может, а вот хранить у себя оригинал или его копию — ни в коем случае! Причем этот список, как вы понимаете, не является закрытым. Любой документ, не имеющий непосредственного отношения к трудовой деятельности гражданина, гласит закон, хранящийся в личном деле работника, уже повод для серьезного разбирательства инспектора Роскомнадзора или Роструда. Причем проверяющий по своему усмотрению может квалифицировать наличие и другого документа как нарушение законодательного запрета. Ведь законодатель не определил четко список документов, разрешенных к хранению в организации. Поэтому, чтобы минимизировать риск штрафных санкций, предусмотрительные кадровики предприятий и учреждений подшивают в личные дела сотрудников и хранят только те документы, которые их организации сами и издают. Это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, перемещения по службе, поощрения, премирование, иные локальные трудовые акты, содержащие упоминание фамилии работника, анкета сотрудника, трудовая книжка. Если же организация игнорирует или небрежно относится к требованиям закона о защите персональных данных своих сотрудников, то и юридическое лицо, и конкретное должностное лицо, допустившее правонарушение, может быть привлечено к административной ответственности — от предупреждения до денежного штрафа.

Можно ли хранить копии документов работника в его личном деле?

Арбитражная практика: При проведении проверок Роскомнадзором организациям достаточно часто предъявляются претензии в связи с обработкой специальных категорий персональных данных ПДн без письменного согласия их субъектов. В ходе проверки было установлено, что филиал банка без письменного согласия субъектов персональных данных или иного законного основания обрабатывает специальную категорию ПДн - национальность, указанную в копиях свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка. Управление выдало банку предписание об устранении выявленных нарушений.

Как изъять копию диплома из личного дела роскомнадзор Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от

Стоит ли хранить копии паспортов сотрудников?

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц. Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах При проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных Роскомнадзор внимательно изучает содержание личных дел сотрудников. Но Арбитражный суд на пару с Роскомнадзором посчитали иначе, вот их аргументация:

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

По словам экспертов, на основании этих данных можно набрать микрозаймов или даже получить доступ к средствам на счетах людей. Профильные министерства называют подобное хранение данных грубейшим нарушением, умалчивая о том, как будет решаться проблема и кто компенсирует ущерб в случае их неправомерного использования. На круглом столе в Аналитическом центре при правительстве РФ был поднят вопрос о возможности для граждан требовать компенсацию за использование их персональных данных. По словам замдиректора департамента государственного управления Минэкономики Антона Лебедева, нельзя просто кинуть какие-то данные в оборот, при этом не продумав социальные последствия, которые это может повлечь цитата по rg. В каждом МФЦ есть компьютер общего пользования, подключенный к сканеру.

Сняли копию с вашего паспорта? Ждите беды

Закона N ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку п. Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. Также согласно п.

По словам экспертов, на основании этих данных можно набрать Профильные министерства называют подобное хранение На компьютерах общего доступа в МФЦ “Ъ” обнаружил множество скан-копий паспортов и Сотрудники “Ъ” проверили ряд МФЦ в Москве и выяснили, что на.

Полный текст постановления изготовлен 14 марта года. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе: Соловьевой, С.

Работодатель заплатит 50 тысяч рублей за хранение копии паспорта работника в личном деле

Вопрос Можно ли хранить в личном деле: Роструд разрешил, а суды против. Ответ Ответ на вопрос: Ни трудовое, ни архивное законодательство не обязывает хранить копии личных документов работников.

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения.

A A А требуют их часто: А вот что с этими сведениями происходит потом?

.

.

.

Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Селиверст

    Скажите,данного налога не ввели с законом 8487?